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電子メールを使う際の注意点
みなさんは普段どのような通信手段をお使いでしょううか。
電話やファックスという方もいらっしゃると思いますが、最近の主流は
電子メールではないでしょうか。インターネットや携帯電話、パソコンの
普及などで電子メールを使用するこの何年かで頻度が上がりました。
その理由の一つは気軽に使えることです。もちろん電話も気軽に使える
ということでは、携帯電話が普及して電話がつながる可能性が高くなりました。
けれども電話は相手の都合によってはつながらなかったり、相手の状況が
見えないということがあるので、非効率なことが多々あります。
そこで電子メールを使用すればこちらの要件を送ればいいだけですので、
相手の都合をそれほど考える必要がありません。
そのうえ書類なども一緒に送れるので、やり取りが簡潔になります。
そのように便利のいい電子メールですが気をつけないといけないこともあります。
メールにおける個人情報は個人情報保護法が施行されたことによって、重要になりました。
メールにおける個人情報のなかで一番大事なものはメールアドレスです。
個人や企業に関わらずメールアドレスは個人情報になります。
個人情報を扱うには理由付けがないと勝手に使用できません。
これからもっとインターネットを使うことが多くなるにつれてメールアドレスを
使用することは増えますが、メールにおける個人情報をプライベートで使用する
アドレスであってもしっかり管理することがとても重要です。
メールを使用する際に大事なこと
みなさんは一日にどのくらいメールを送ったり、受け取ったりしていますか。
仕事において頻繁にやり取りするという方や、プライベートで多数の友人と
メールを交わすという方もいらっしゃいます。
その中でメールにおける個人情報についてどのぐらい気を配っていらっしゃる
でしょうか。仕事上では相手との信頼関係もあるので、ほとんどの方が
気をつけています。最近は名刺に電話番号だけでなくメールアドレスを載せている方が
多いですが、名刺をやりするときに個人情報ということを意識することは少ないのでは
ないでしょうか。
メールにおける個人情報の取り扱いについては、利用目的がはっきりしているときにだけ
やり取りすることができるという風に個人情報保護法では定められています。
もちろん名刺交換をする際にこの情報をどのように使いますかということは聞きませんが
、暗黙の了解で仕事以外では使わないことになっています。
電子メールは気軽に使える通信手段の一つなので大勢の方が使っていますが、
メールアドレスが個人情報の一つという意識をもっていない方が少なくはありません。
しかし法律で定められている以上、間違った使い方をしてしまうと罰則が与えられてしまいます。
メールにおける個人情報は一回流出してしまうと改修するのはほとんど不可能です。とくに
プライベートでメールアドレスを多数所持している方は、しっかりとした管理をしていないと
誤って流失した場合大変なことになってしまいます。
メル友にどうしてなれるのか
メールを交わすことによって友達になったという方はいらっしゃいますか。
直接会うよりもメールでやり取りをした方が仲良くなれたというメル友との体験談も
ありますがどうしてメル友になれるのでしょうか。
一昔前であれば直接会って一緒に食事をしたり、お酒を飲むことによって親睦を深める
ことが定番でした。ですが携帯電話が一気に普及したことによりいつでもどこでも気軽に
コミュニケーションを取ることが可能になりました。そのうえ送れるメールの容量も
増えていったので、長文のやり取りもできるようになりました。
そのような中メル友との体験談では実際に人と会う時間はないが、少しでも空いた時間を
利用することによってコミュニケーションをとることができるので、メールで会話の
やり取りをするほうが多くなったということもあります。メールであれば
そこまで相手の時間の都合を気にする必要がないですからね。
それ以外にもメル友との体験談でメールを使うといい点は相手からのものだけではなく
自分が書いた文章を何度でも見直せることにもあります。どうしても会話だけでは
後から思いだす際に内容があやふやだったりして、相手がどういう風に考えているのかを
思い出せなかったりします。
メールでのやり取りであれば携帯電話でもパソコンでもそのメールを消さない限り残って
いるので、何度でも見直すことができます。そのこともメールを交わすことによって友達に
なれる理由の一つかもしれませんね。
電子メールのアドレスについて
みなさんはメールを普段利用していますか。携帯電話やパソコンを使うに
おいてメールを利用しない人は少ないですよね。
メールは仕事でもプライベートでも利用すると思いますが、みなさんのなかで
一度は全く知らないところからメールが来ていやな思いをしたことがあるのではない
でしょうか。
メールはアドレスがありますが、それは個人情報の一つになります。もちろん
メールにおける個人情報については携帯電話であってもパソコンでも変わりません。
ですから本人の承諾なしにメールを送るということは原則できません。
もし全く知らない企業や個人からメールが送られてくる場合には個人情報が
どこからか漏れているという風に考えられます。
メールにおける個人情報は個人情報保護法という法律によって取り扱い方が
定められています。そのなかでメールにおける個人情報はまず相手側が本人に対して
どういった目的で電子メールアドレスを教えてもらうのかを明確にしなければいけません。
ただ単に顧客情報として電子メールを教えてもらうということはたとえ本人が
いいとしていても法律ではいけないことになります。もちろん教えてもらった
メールアドレスを他の人に教えるということも許されません。
メールにおける個人情報は特定の人だけでなく、法律で定められていることなの
で守らなければいけません。最近では携帯電話やパソコンなど複数の機器を所持している
人が多いので、メールアドレスはしっかり管理しましょう。